Se sei una di quelle persone che ha una lavagna o un blocco note con una lista di cose da fare in continua evoluzione, o la tua scrivania e i monitor sono decorati con Post-it ® ricordandoti di eventi importanti, questo è l'articolo per te.
Outlook ti consente di creare elenchi di attività consistenti in attività, che puoi eseguire ogni sorta di attività, ad esempio l'impostazione di scadenze, promemoria, categorie e altro ancora. L'obiettivo è di creare un tipo più attivo di elenco di attività con cui è possibile interagire e che ti manterrà onesto.
Lavorare nella vista Attività
Recentemente abbiamo discusso delle varie complessità di Outlook 2013, quindi, se sei nuovo, ti consigliamo di leggere la nostra introduzione.
Altrimenti, apri Outlook fino alla vista Attività e dai un'occhiata. A prima vista, noterai che è piuttosto vuoto e sterile. Questo perché dobbiamo ancora riempirlo con la moltitudine di cose che dobbiamo fare e le commissioni da eseguire.
Aggiunta di attività
Per iniziare, vuoi aggiungere compiti. Noterai che c'è il pannello delle cartelle familiare sul lato sinistro. È possibile aggiungere nuove cartelle a questa vista, quindi organizzare le attività in categorie. È anche possibile creare un nuovo gruppo di cartelle in modo da poter separare nuovamente le attività tra la propria vita professionale e personale, se necessario.
Per iniziare, noterai che c'è un gruppo di cartelle di attività chiamato My Tasks e due sottocartelle: To-Do List and Tasks. Se facciamo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella più in alto, possiamo creare un "Nuovo gruppo di cartelle" che chiameremo Attività di lavoro.
Puoi aggiungere un'attività rapida facendo clic su "Fai clic qui per aggiungere una nuova attività" oppure puoi fare clic su "Nuova attività" sulla barra multifunzione. Dai un'occhiata alla seguente attività senza titolo, a cui puoi applicare una serie di opzioni, mostrare l'attività, i suoi dettagli e gestirla.
Visualizzazione, modifica e aggiornamento delle attività
Dopo aver creato alcune attività, possiamo vederle elencate nella nostra vista Attività. Puoi fare alcuni aggiustamenti di base qui come cambiare la data di scadenza o assegnare una categoria, ma se vuoi veramente vedere e modificare, devi fare doppio clic per aprirlo.
È inoltre possibile gestire l'attività, ad esempio contrassegnarla, assegnarla e inviare un rapporto di stato. Ne parleremo di più a breve. Per ora, esaminiamo brevemente come impostare attività ricorrenti.
Lavorare con attività ricorrenti
La creazione di un'attività ricorrente equivale alla creazione di un appuntamento ricorrente o di una riunione ricorrente. La finestra di dialogo che vedi quando fai clic sul pulsante "Ricorrenza" sarà probabilmente familiare.
Puoi sovrascriverlo selezionando l'opzione "Rigenera nuova attività", che invece di ricorrere automaticamente in giorni x, non rigenererà l'attività finché quella corrente non sarà contrassegnata come completa.
Assegnare un compito a qualcun altro
Abbiamo il nostro compito "parla di lavoro!" Impostato, ora abbiamo solo bisogno di darlo in pegno a qualcun altro! Fare clic sul pulsante "Assegna attività" nella sezione Gestisci attività della barra multifunzione.
Se vuoi digitare l'indirizzo nel campo "A" puoi, o puoi cogliere il nome fortunato dalla tua rubrica. Non hai impostato una rubrica? Leggi come creare e gestire i contatti, incluso come importare i tuoi contatti da Gmail direttamente in Outlook.
Gestione delle attività e ordinamento in base alla vista
Nel corso della settimana, alcune attività verranno completate e altre no. Quelli che completi, puoi segnare come completi e dimenticare. Ma quelli che non hai bisogno dovranno essere gestiti in qualche modo o avrai solo una lista crescente di compiti saltati.
Ci sono alcuni modi per gestirli. Diamo un'occhiata a quell'area della barra multifunzione e quindi mostriamo come sfruttare al meglio questi strumenti.
Opzioni di attività
Infine, facciamo la conoscenza o ci riappropriamo delle opzioni di attività. Le opzioni delle attività ti permetteranno di cambiare le impostazioni e alterare il loro comportamento e aspetto. Puoi raggiungerli dal menu File, facendo clic su "Opzioni -> Attività".
Come puoi vedere, Outlook si sta rivelando un'applicazione molto completa e non abbiamo ancora parlato ancora di calendario e note! Ci auguriamo che tu sia in grado di utilizzare Attività per migliorare le tue capacità organizzative di un paio di tacche. Sono davvero facili da impostare e assegnare, ed è bello avere quei promemoria e guardare tutte le cose nella tua lista che vengono lentamente controllate.
Nel frattempo, siamo interessati a ricevere tue notizie. Hai una domanda o un commento che vorresti lasciare con noi? Entra nel nostro forum di discussione e sparagli.