Parliamo dei calendari di Outlook perché al di fuori della posta elettronica, (forse ancora di più a volte), l'organizzazione e la produttività dipendono dalla capacità di gestire gli eventi e ottenere risultati. Una delle cose che Outlook fa con grande aplomb, forse meglio della maggior parte delle altre applicazioni, è il calendario. Le funzioni di calendario di Outlook non sono seconde quando si tratta di creare, modificare e condividere eventi.
Questo articolo si concentrerà principalmente sulle cose semplici. Ti mostreremo come creare e gestire i tuoi calendari, aggiungere appuntamenti, riunioni e anche condividerli con gli altri nella tua rubrica per una facile collaborazione. Quando avremo terminato, mostreremo come oltre l'utilizzo di Outlook per le nozioni di base come l'e-mail o i contatti e le rubriche, puoi integrare il calendario nella tua vita frenetica e migliorare la tua casa o il tuo piccolo ufficio.
Nozioni di base sul calendario
Ogni volta che usi Outlook, avrai le sue funzionalità di calendario a tua disposizione. Anche se non hai impostato un account email, puoi comunque utilizzare Outlook per il resto delle sue funzionalità. Il calendario funziona meglio, tuttavia, se puoi sfruttare le sue capacità collaborative, quindi l'utilizzo di un account di posta elettronica ti assicura di inviare inviti alle riunioni e ricevere notifiche dei partecipanti.
Indipendentemente da ciò, ecco il tuo calendario giornaliero di base, ovvero il calendario predefinito associato al tuo profilo di Outlook predefinito. Questa è la vista mensile, ma puoi usare le funzioni nella scheda Disponi per cambiare la vista.
Flettendo il muscolo del tuo calendario
Puoi fare un bel po 'di tempo per modificare la disposizione e l'aspetto del tuo calendario. Se visualizzi la scheda Visualizza sotto, visualizzi un intero assortimento di stili che puoi utilizzare per un calendario adatto alle tue esigenze organizzative.
È una buona idea giocare con la scheda Visualizza in ogni modalità perché non saranno tutti esattamente uguali. Ad esempio, il riquadro di lettura non è molto utile nella visualizzazione del calendario, ma è sicuramente una grande aggiunta alla posta in arrivo.
Aggiunta di appuntamenti e riunioni
Diamo un'occhiata all'impostazione di appuntamenti e riunioni. Nell'esempio seguente, stiamo organizzando una pizza party. L'argomento, naturalmente, è la natura dell'appuntamento, e mentre una pizza party non è necessariamente un "appuntamento", si ottiene l'idea. È quindi possibile aggiungere altre specifiche, ad esempio il luogo in cui si svolge la pizza party e i relativi orari di inizio e di fine.
C'è molto spazio (tecnicamente illimitato) per aggiungere note, istruzioni o indicazioni per l'evento. Certo, non è una gran festa se non hai altre persone lì. Quindi dovremo invitare alcuni partecipanti. Dopo aver invitato le persone, non è più considerato un appuntamento. Invece, Outlook lo modifica in una riunione. Nello screenshot seguente, vediamo il nostro nuovo appuntamento trasformato in riunione.
Puoi digitare i nomi manualmente o fare clic sul pulsante "A" per aggiungere partecipanti dalla tua rubrica. Se non hai ancora creato una rubrica, possiamo dirti come aggiungere e gestire i contatti e importare contatti da altre fonti, come Gmail.
Modifica o annullamento di riunioni e monitoraggio delle risposte
Qualcosa è venuto fuori e abbiamo bisogno di spostare la nostra pizza party a sabato sera. Questo non è un problema per noi, ma per quanto riguarda i nostri partecipanti? Bene, i loro piani sono interamente a loro, ma Outlook almeno lo rende facile avvisarli dei cambiamenti.
Per modificare una riunione e avvisare i partecipanti, devi prima aprire l'evento dal tuo calendario di Outlook e apportare le modifiche necessarie. In questo caso, stiamo solo spostando la riunione un giorno. Si noti che è possibile fare clic su "Invia aggiornamento" e gli invitati verranno aggiornati sulla modifica.
Ora potrebbe essere un buon momento per mostrare come monitorare i progressi della tua riunione. Fai clic sul pulsante "Tracciamento" e da qui puoi vedere i progressi della tua riunione. In questo momento, solo un invitato ha accettato, quindi forse questo sabato non è un buon momento.
eventi
Con i tuoi appuntamenti, trasformati in riunioni, registrati e salvati, lo vedrai sul tuo calendario. Quando passi il mouse su di esso, vedrai i dettagli pertinenti. A questo punto, se tutto è buono, puoi lasciarlo e passare ad altre cose.
Allegare un file o un documento a un elemento del calendario
Immaginiamo che tu abbia preso un appuntamento, come portare il tuo animale dal veterinario, o cambiare il tuo olio, e in entrambi i casi, hai un documento o un'immagine che vuoi allegare ad esso in modo da non dimenticare.
Nell'esempio seguente, il nostro petrolio è finalmente cambiato e abbiamo un coupon per questo. Potresti stampare il coupon e provare a ricordarlo in anticipo, oppure puoi semplicemente allegarlo all'appuntamento, quindi quando Outlook ti ricorda, il coupon è proprio lì, così puoi stamparlo mentre ci pensi.
Gestione e condivisione dei calendari
Gestire i calendari ti permetterà di realizzare due cose. Puoi aprire calendari da varie fonti e puoi creare e salvare gruppi di calendari.
Infine, è possibile condividere calendari, che dovrebbero essere abbastanza auto-esplicativi, di nota però è la possibilità di inviare tramite e-mail un calendario. Abbiamo trattato questo brevemente in un precedente articolo, questo è semplicemente un altro modo per realizzarlo. Qui nella seguente schermata, puoi vedere cosa succede quando usi questa opzione.
Opzioni del calendario
Ci sono alcune opzioni di calendario da ordinare (anche se non così tante come con l'e-mail). La maggior parte di queste opzioni ha lo scopo di configurare il calendario in modo che funzioni in modo più efficace con le proprie esigenze professionali e personali.
Le funzionalità del calendario in Outlook sono di prim'ordine e se lavori in un'organizzazione con un server Exchange centrale, probabilmente avrai familiarità con le modalità di collaborazione su calendari condivisi, eventi e molto altro ancora. Tutto ciò funziona perfettamente all'interno della tua installazione Outlook locale per maggiore potenza e praticità.
A casa, è bello avere un calendario con così tante funzioni nello stesso programma. Non è necessario passare da un'app di posta elettronica all'app di calendario, è possibile pianificare eventi e invitare rapidamente i partecipanti con pochi clic del pulsante del mouse e molto altro.
Ma basta parlare con noi. Perché non ti sentiamo ora? Fateci sapere i vostri pensieri o prestare i vostri commenti nel nostro forum di discussione.
