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Non preoccuparti di non avere il tempo di inserire noiosamente tutte le tue transazioni finanziarie in un foglio di calcolo o un programma complicato. Il sistema di buste per conservare i registri finanziari è a bassa manutenzione, conveniente e facile da implementare in poco tempo. Tutto ciò di cui hai bisogno sono alcune buste, un elastico, una penna, un temperino, un evidenziatore, una scatola di immagazzinaggio, un'ora alla fine del mese e tutte le ricevute del mese.
Il sistema di buste è un modo semplice e divertente per salvare, organizzare e archiviare le ricevute e conservare registrazioni finanziarie affidabili.
Passaggio 1: Salva tutte le ricevute durante il mese
Per tutto il mese, ricevi una ricevuta per ogni acquisto effettuato. Se un cassiere non ti dà la ricevuta, non dimenticare di chiedere. Quando effettui acquisti online, assicurati di stampare immediatamente le ricevute. Se è possibile, stampali su carta sottile e formattali in modo che siano simili per forma e dimensioni alle ricevute normali.
Conserva le ricevute nel portafogli fino a quando non iniziano a traboccare, quindi gettale in una busta designata a casa. Assicurati di etichettare la busta qualcosa come "Current Receipts" e conservarla in un luogo sicuro e di facile accesso.
Passaggio 2: organizzare le ricevute alla fine del mese
Prima di poter archiviare i tuoi record in modo ordinato, devi organizzare le ricevute. E prima che tu possa organizzarli, devi finalizzare ogni ricevuta individualmente.
Passare attraverso ciascuno e evidenziare:
- L'appuntamento
- L'importo totale speso (o rimborsato)
- Il tipo di transazione (ad esempio contanti, debito, assegno, buono regalo)
Assicurati di utilizzare un evidenziatore di colore chiaro in modo che l'inchiostro proveniente dalla ricevuta continui a essere visibile. Alcune ricevute hanno un inchiostro molto chiaro che svanisce una volta evidenziato sopra. In tal caso è sufficiente evidenziare al di sotto delle informazioni in linea retta, in modo che non contenga le informazioni.
Dopo l'evidenziazione, annotare le note direttamente sulle ricevute, se necessario:
- Prendi nota delle spese deducibili dalle tasse che possono essere correlate al lavoro o per beneficenza
- Restituzioni delle note, perché sono state fatte, quanti soldi sono stati rimborsati e i nuovi totali netti
- Etichettare eventuali ricevute in cui non è immediatamente evidente dove è stato effettuato l'acquisto, a chi è stato realizzato o perché è stato realizzato
- Annota tutte le note varie che ti aiuteranno a conservare i record migliori, eventualmente a ottenere rendimenti futuri, il budget in futuro e ad essere un consumatore migliore (ad esempio, notare come l'utilizzo di un determinato coupon ti ha salvato metà tempo, quando si è verificata una grande vendita, ecc. )
Se si scopre che non c'è abbastanza spazio su una particolare ricevuta per prendere queste note, quindi scriverle su un piccolo pezzo di carta e pinzarle sul retro della ricevuta corrispondente. Assicurati di scrivere un promemoria sulla ricevuta stessa per fare riferimento alle note aggiuntive nella pagina successiva.
Ecco come dovrebbe apparire una ricevuta finale (notare che è la graffatura su altre ricevute al di sotto di essa):
Una volta che hai finito di prendere appunti, organizza il batch in ordine cronologico e pinzalo. In alternativa, puoi usare una graffetta. Non importa se utilizzi invece l'ordine cronologico inverso (con le ricevute più recenti in alto), ma qualsiasi cosa tu scelga - tienilo coerente. In caso contrario, sarà difficile trovare le singole ricevute in un secondo momento quando è necessario passare da un sistema di ordinazione all'altro.
Passaggio 3: Archivia le ricevute utilizzando buste e scatole
Una volta preparata la serie mensile di ricevute, inserirla in una busta. Potrebbe essere necessario piegare alcune ricevute in modo che il batch si adatti. Prendi in considerazione la codifica a colori di una busta per la stagione o il mese, se questo ti aiuta a rimanere organizzato.
