Quando si inviano e-mail, non fare clic sul pulsante Invia fino a quando non si è assolutamente sicuri di voler inviare l'e-mail. Se si tratta di un messaggio che si desidera non aver inviato o solo un errore di battitura imbarazzante, di solito non è possibile riprenderlo.
Un'email inviata è fuori dal tuo controllo
Un'e-mail non è come un commento su un sito web, che è possibile eliminare o modificare dopo il fatto perché è memorizzato in un unico luogo che consente la modifica - su quel sito Web. Quando invii un'e-mail, il tuo client e-mail invia una copia del messaggio e-mail a tutti quelli che hai inviato per e-mail. Il loro server di posta elettronica lo riceve e lo mostra nel proprio client di posta elettronica.
Non c'è modo di tornare indietro e annullare un'email che è già stata inviata. La copia è sul server di posta di qualcun altro, completamente fuori dal tuo controllo.
Microsoft Outlook contiene una funzione "Richiama" che consente di richiamare i messaggi di posta elettronica in alcuni casi. Altri client di posta elettronica, tra cui Gmail con la funzione "Annulla invio" dei laboratori, ti consentono anche di "annullare" un'e-mail che hai già inviato, ma questa funzione è solo un gioco di prestigio.
Come funziona la funzione di richiamo di Outlook
Microsoft Outlook consente solo di richiamare o ritirare i messaggi in circostanze limitate. Devi utilizzare un sistema di posta elettronica Microsoft Exchange e devi trovarti sullo stesso server Exchange del destinatario. Questa funzione potrebbe funzionare quando invii email ai tuoi colleghi, ma non puoi utilizzarli quando invii email a qualcuno con un account email di casa o l'invio di email a indirizzi esterni all'organizzazione.
La funzione di richiamo di Outlook funziona inviando un messaggio alla posta in arrivo dell'altra persona. Il messaggio chiede al proprio client di posta elettronica di cancellare l'e-mail appena inviata. Per impostazione predefinita, Outlook eliminerà il messaggio di posta elettronica se non lo ha ancora letto. Tuttavia, è possibile che un utente disabiliti questa funzione in modo che Outlook ignori queste richieste. La funzione Recall è solo un modo per chiedere gentilmente se il loro client di posta elettronica ti farebbe il favore di eliminare un messaggio email che hai già inviato.
Se la persona ha già letto il tuo messaggio, il tuo messaggio non verrà cancellato ma il destinatario verrà informato che desideri eliminare il messaggio. Se invii un'email particolarmente imbarazzante, sia l'email che la richiesta di follow-up per eliminarla potrebbero essere visibili nella Posta in arrivo di una persona. Se la tua e-mail originale conteneva un errore di battitura o un errore, la richiesta di follow-up per eliminarla potrebbe rendere la situazione ancora più divertente.
Anche se questa funzione può essere utile per eliminare messaggi con errori di battitura o altri errori e inviare una copia aggiornata, riducendo il disordine nella posta in arrivo dei tuoi colleghi, non puoi contare su di essa per ritirare le email che desideri non siano mai state inviate.
I ritardi possono darti un pulsante "Annulla"
Alcuni clienti di posta possono darti la possibilità di "annullare" dopo aver inviato una email - forse hai appena notato un errore di battitura o un altro imbarazzante errore, o forse hai inviato l'email in un momento di passione e ora stai rimpiangendo la lingua hai scelto
Ciò funziona non ritirando effettivamente un messaggio di posta elettronica inviato, ma aggiungendo un ritardo prima che il tuo client di posta elettronica invii effettivamente il messaggio.
Ad esempio, se sei un utente Gmail, puoi aprire le impostazioni di Gmail, fare clic su Labs e attivare la funzione lab "Annulla invio". Ti verrà dato qualche secondo dopo l'invio di un'email, consentendo di fare clic su Annulla per interrompere l'invio dell'e-mail. Gmail ti sta aspettando qualche secondo in più dopo aver fatto clic sul pulsante Invia, dandoti del tempo per cambiare idea.
Outlook e Gmail potrebbero avere caratteristiche che cercano di darti ulteriore tranquillità, ma non lasciarti ingannare. Non funzionano perfettamente - anche nel caso di Gmail, se sei in ritardo, quell'e-mail sparirà e non potrai riprenderla. Quando invii email, metti in pausa prima di fare clic sul pulsante Invia e assicurati di essere pronto per quella email.
