Prima di pubblicare pubblicamente i documenti di Office o di inviarli a qualcuno, probabilmente vorrai verificare quali informazioni nascoste sono contenute nel documento e rimuovere i dati sensibili. Questi metadati possono violare la tua privacy o essere potenzialmente imbarazzante.
Visualizza e rimuovi i dati nascosti
In Office 2013 o Office 2010, fare clic sul menu File, fare clic su Info e lo strumento Controlla documento sarà in primo piano, informandolo sulle informazioni potenzialmente sensibili contenute nel documento. Questa informazione è più ovvia di quanto non sia nelle versioni precedenti di Office, ma è ancora facile perdere se non si è a conoscenza che Office aggiunge questi dati sensibili ai propri documenti.
In Office 2007, fare clic sul pulsante Orb sulla barra multifunzione, scegliere Prepara e fare clic su Controlla documento.
Quale tipo di metadati salva l'ufficio?
Office salva le proprietà dei documenti, inclusi dettagli come l'autore, l'oggetto, il titolo, la data in cui hai creato un documento, l'ultima modifica e quanto tempo hai impiegato per lavorare sul documento. Queste proprietà conterranno anche il nome di qualsiasi modello utilizzato durante la creazione del documento, le intestazioni e-mail e altre informazioni correlate. Questo può essere potenzialmente imbarazzante - ad esempio, puoi inviare un rapporto TPS al tuo capo e dire che hai passato tutto il giorno a lavorare su di esso da solo. Ma i metadati potrebbero rivelare che hai lavorato solo sul rapporto TPS per alcuni minuti, collaborato con altre persone e che hai utilizzato un modello denominato "Modello di rapporto TPS inutile" durante la sua creazione. Peggio ancora, ci sono altre implicazioni sulla privacy qui - potresti voler pubblicare un documento sul web senza il tuo nome associato ad esso, ma il tuo nome apparirà nelle proprietà del documento per impostazione predefinita.
Intestazioni, piè di pagina, filigrana e testo formattati come testo nascosto potrebbero anche essere inclusi, ma non verranno visualizzati se si esegue una rapida scansione del documento. Lo strumento ti dice se il tuo documento contiene queste informazioni.
Se hai collaborato con altre persone durante la scrittura del documento, conterrà ancora più dati. I metadati mostreranno i nomi di tutti coloro che hanno lavorato al documento, nonché eventuali commenti, segni di revisione, annotazioni sull'inchiostro e versioni precedenti del documento. Se stai pubblicando un documento su cui hai lavorato, probabilmente vorrai rimuovere tutti questi dati piuttosto che condividerli.
Come interrompere Office dal salvataggio dei metadati
Sfortunatamente, dovrai utilizzare lo strumento Controllo Documento per rimuovere i dati sensibili da ogni singolo documento prima di pubblicarlo o condividerlo con qualcuno. Non esiste un modo integrato per rimuovere queste informazioni da più documenti contemporaneamente, né esiste un'impostazione a livello di Office per impedire a Office di applicare questi dati ai documenti.
Tuttavia, puoi fare in modo che Office rimuova automaticamente i metadati ogni volta che salvi un file. È necessario applicare questa impostazione a ciascun documento che si utilizza: è un'impostazione specifica del documento, non un'impostazione a livello di sistema.
Per impedire a Office di salvare i metadati insieme ai tuoi documenti, fai clic sul menu File, fai clic su Opzioni e seleziona la categoria Centro protezione. Fai clic sul pulsante Impostazioni di Trust Center e seleziona Opzioni sulla privacy. Abilita l'opzione "Rimuovi informazioni personali dalle proprietà del file al salvataggio". Se appare in grigio, fai clic sul pulsante Documento Documento sottostante, esegui l'Impostazione Documento e rimuovi tutte le informazioni personali del documento. Dovresti quindi essere in grado di fare clic sulla casella di controllo.
Ricorda, dovrai cambiare questa opzione separatamente per ogni documento.
Questa informazione può essere utile, e alcuni di essi sono addirittura cruciali per la collaborazione o per le aziende per tenere traccia di chi ha lavorato su un documento. Ma quando è il momento di pubblicare il documento, probabilmente vorrai rimuovere questi metadati.
