Office funziona già dietro le quinte per aiutare a mantenere piccole le dimensioni dei file. Il nuovo tipo di file DOCX funziona essenzialmente come un file ZIP, comprimendo il contenuto del file. Immagini e testo che compaiono più di una volta in un documento vengono memorizzati solo una volta nel file effettivo. Quindi, almeno nelle versioni più recenti delle app di Office, scoprirai che le dimensioni di file di grandi dimensioni sono in genere il risultato di avere molte immagini diverse nei tuoi documenti.
La buona notizia è che le app di Office offrono anche alcuni strumenti utili per tenere sotto controllo le dimensioni dell'immagine. In questo articolo utilizziamo Office 2016 (in particolare, Word 2016) come esempio. Ma troverai gli stessi strumenti che discutiamo in altre app di Office, come Excel e PowerPoint, e nelle versioni precedenti di Office che risalgono almeno a Office 2010.
Comprimi le immagini nel documento di Office
Il primo passo da fare per cercare di ridurre le dimensioni del file di un documento con le immagini è comprimere quelle immagini. Ogni app di Office offre uno strumento utile per fare proprio questo. Stiamo utilizzando Word qui (ed è ciò a cui faremo riferimento nei seguenti passaggi), ma troverai le funzionalità nella stessa posizione in altre app di Office.
Nel documento, fai clic su qualsiasi immagine per selezionarla. Fare clic sul menu Formato visualizzato sulla barra degli strumenti di Office quando si seleziona un'immagine.
Rimuovi le informazioni di modifica dalle immagini
Le app di Office offrono tutti i tipi di strumenti di modifica delle immagini integrati. Quando li usi, Word conserva l'immagine originale e tiene traccia delle modifiche apportate in modo da poterle annullare o tornare all'immagine originale nel caso in cui sia necessario. Se sei soddisfatto del modo in cui hai formattato le tue immagini, tutto ciò che ha salvato le informazioni di modifica aumenta semplicemente le dimensioni del tuo file. Se la compressione delle immagini nel documento non ha ridotto sufficientemente le dimensioni del file, è possibile che Word elimini le informazioni di formattazione salvate. Di nuovo, potresti voler salvare il documento come nuovo file prima di iniziare, in modo da poter ripristinare l'originale se necessario.
Con il documento aperto, fai clic sul menu File.
Nel nostro esempio, abbiamo preso un file Word ("File 1.docx" nell'immagine seguente) che contiene circa 20 immagini di buona qualità e ha un peso di quasi 48 MB. Molte di quelle immagini sono state ritagliate, alcune ridimensionate e diverse sono state modificate in altri modi. Dopo aver compresso le immagini e rimosso le informazioni di formattazione salvate, il nuovo file ("File 2 (compresso).docx" nell'immagine seguente) è appena sotto i 35 MB, con una riduzione del 27% circa delle dimensioni del file. E per illustrare la compressione integrata nel formato DOCX, abbiamo anche zippato quel file. Come puoi vedere, la differenza di dimensioni tra i file zippati e quelli decompressi è trascurabile.
