Che cos'è BCC e perché sei una persona terribile se non la usi

2024 Autore: Geoffrey Carr | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:55

Pochi servizi nel moderno flusso di lavoro digitale sono così ampiamente disponibili ma ampiamente ignorati (o completamente abusati) come la funzione di BCC dell'email. Se sei colpevole di abuso o trascuratezza del suo potere (e c'è una buona possibilità che tu sia), è tempo di pentirsi e, nel processo, ridurre lo spam e proteggere la privacy dei tuoi amici e familiari.

Che cos'è BCC e da dove viene?

Ci sono tre slot di indirizzo in ogni client di posta elettronica: TO, CC e BCC, che rappresentano "[consegna] in", "copia carbone" e "copia carbone nascosta", rispettivamente. Queste denotazioni sono un residuo del mondo che ha preceduto la posta elettronica: lettere fisiche e appunti.

Nei promemoria aziendali della metà del secolo, ad esempio, ci sarebbe uno slot TO per il destinatario principale, uno slot CC per le persone che dovevano essere presenti nella comunicazione ma che non erano i destinatari principali e un terzo slot, BCC, per persone che avevano bisogno di essere coinvolte nella comunicazione ma, per qualsiasi motivo, la loro identità sarebbe stata nascosta dai promemoria circolati ai destinatari negli slot di indirizzo TO e CC.

Con l'avvento della posta elettronica, sono state copiate le stesse convenzioni utilizzate nella posta cartacea e nei memo, sia per familiarità sia perché sono rimaste utili anche se il messaggio non è stato più copiato e consegnato fisicamente.

Se queste convenzioni esistevano da decenni prima dell'avvento dell'e-mail e hanno continuato a esistere nel mezzo secolo circa, dove si pone allora il problema? Esistono due forme di uso improprio di BCC: la copia passiva di carbonio cieco-aggressivo (la forma maliziosa di disturbo) e l'abbandono di usare la copia a carbonio cieco per proteggere la privacy (problemi che nascono dall'ignoranza). Diamo un'occhiata a come e perché evitare ciascuno.

Dì no alla copia di carbonio cieco passivo-aggressivo

L'uso peggiore della copia nascosta è di attaccare passivamente in modo aggressivo un collega. Questo tipo di abuso di BCC si manifesta quando i dipendenti ricorrono all'uso della funzione BCC come un modo per chiacchierare indirettamente sui loro colleghi, succhiarli al loro capo, o altrimenti impegnarsi in hijinks disfunzionali sul posto di lavoro.

Immagine gentilmente concessa da EC Comics.

Un dipendente, ad esempio, potrebbe mettere il suo capo come destinatario della BCC su un'e-mail che sta inviando a un altro dipendente in modo che il suo capo veda che sta comunicando con l'altro dipendente o che l'altro dipendente non rispetta una sorta di obbligo o Scadenza. Questo tipo di comunicazione segreta-scoiattolo è generalmente disapprovato sul posto di lavoro e non stiamo per sostenere alcun tipo di comportamento che generi un ambiente di lavoro aggressivo meschino e passivo.

Il nostro unico consiglio in merito è: smettila.

A meno che non sia il reparto risorse umane o il tuo capo espressamente viene a te e ti istruisce a BCC le tue comunicazioni, dovresti evitare la pratica.

Se le persone al di fuori della comunicazione principale devono essere mantenute nel ciclo, anche superiori, la migliore pratica è quella di includerli come destinatari CC e di notificare ai destinatari TO di chi è stato incluso e per quale motivo.

Questo non solo crea un dialogo più maturo sul posto di lavoro, ma ti aiuta anche a evitare un evento particolarmente imbarazzante: se il tuo capo o altro destinatario BCC usa la funzione di risposta tutti si mascherano e rivelano di essere stati al corrente del contenuto dell'email precedente. Prova a spiegarlo al collega che stavi cospirando contro il refrigeratore d'acqua.

Fortunatamente, il numero di persone che usano malevolmente la funzione BCC è piccolo, il che ci porta a coloro che costituiscono la maggior parte degli abusi: gli inconsapevoli.

Amici non amici di copia carbone

Se la maggior parte delle persone non usa maliziosamente la funzione BCC come parte di una campagna di guerra psicologica contro i propri colleghi, allora dove ci lascia? Ci lascia con ilmilioni di persone che inconsapevolmente trascurano persino di utilizzare la funzione BCC in primo luogo.

Immagine gentilmente concessa dalla Denver Public Library, Western History Collection.

Perché la funzione BCC è così importante? Ti consente di inviare una e-mail a qualcuno senza che quella persona veda tutti gli altri che ricevono l'e-mail, salvaguardando efficacemente le loro informazioni private. Ecco un esempio di e-mail in avanti, selezionato dai nostri archivi di posta elettronica:

Ogni sfocatura blu nell'immagine filtrata dalla privacy sopra è un indirizzo email. Non solo c'erano più di 40 indirizzi e-mail nell'elenco dei destinatari in avanti in cui eravamo inclusi, ma ci sono due serie di blocchi di inoltro avanzati nella e-mail inoltrata (vista sopra) che includono 13 e 8 indirizzi e-mail, rispettivamente. Ciò significa che ci sono oltre 60 indirizzi email nel corpo completo dell'email.

Ora, ti starai chiedendo "E allora? Che importa? "È importante per diverse ragioni. Innanzi tutto, c'è il semplice problema della privacy e il trattamento della privacy delle persone nella tua lista dei contatti (sia che si tratti di amici, familiari o colleghi di lavoro) rispettosamente. Inutile dire che le persone che sparano avanti e le e-mail di massa con dozzine di loro amici e collaboratori non prendono il tempo per contattare personalmente ciascuna di quelle dozzine di destinatari e chiedere se vorrebbero che le loro informazioni di contatto fossero condivise con tutti gli altri sul elenco dei destinatari È assolutamente irrispettoso condividere le informazioni di contatto senza il permesso dell'individuo in questione.

Diventa ancora più irrispettoso e fastidioso, più la folla di persone che sei e-mail è diversa. Se invii dieci persone in una piccola organizzazione civica che si conoscono già, il problema potrebbe essere discutibile.Se sei un insegnante e invii via email decine (se non centinaia) di materiale supplementare, improvvisamente condividi le informazioni di contatto personali di molte persone con molte altre persone con cui potrebbero non voler condividere.

Peggio ancora, se qualcuno colpisce accidentalmente "Rispondi a tutti" a una qualsiasi delle e-mail che invii con gli slot TO e CC completamente caricati,ogni singola persona nell'elenco dei destinatari originali riceve la risposta.Nella migliore delle ipotesi, questo è relativamente innocuo, ma certamente fa perdere tempo a chiunque altro mentre aprono l'e-mail per vedere cosa c'è di nuovo nella discussione. Nel peggiore dei casi, come è successo molte volte nelle aziende di tutto il mondo, l'e-mail può assumere una vita propria in quanto centinaia di dipendenti rispondono, discutono e interagiscono in altro modo con l'e-mail. Una tale risposta: tutte le reazioni a catena possono estendersi a migliaia di e-mail e possono anche generare guerre di fiamma (c'è stata una guerra di fuoco a Tandem Computers nel tardo 20 ° secolo che è durata peranni).

In secondo luogo, e di maggiore interesse pratico per quelli di voi che potrebbero importare di meno di una buona e-mail e di proteggere la privacy dei propri amici, questi tipi di e-mail in blocco creano inavvertitamente piccoli elenchi di indirizzi e-mail per software dannosi e spammer da raccogliere. Se il tuo indirizzo e-mail finisce con un'enorme e-mail inviata in giro per il mondo proverbiale, puoi essere certo che da qualche parte lungo la linea finirai su una lista di spam. Peggio ancora, se uno degli utenti che finisce con l'email inoltrata che si trova nelle viscere della loro posta in arrivo finisce per essere colpito da malware che si replica tramite elenchi di contatti e indirizzi e-mail trovati nella posta in arrivo, è probabile che finirà con un messaggio di posta elettronica dannoso trovandoti la strada.

Usando BCC con saggezza

Se ti trovi nel secondo campo, quelli che ignorano la funzione BCC, probabilmente ti stai chiedendo cosa puoi fare per evitare la confusione sulla privacy e sulla sicurezza che abbiamo delineato sopra. Non ti preoccupare, una volta che sei consapevole di quanto sia terribile ignorare la funzione BCC, diventa immediatamente evidente ciò che devi fare per lavarti dai precedenti poveri comportamenti e-mail.

Innanzitutto, e soprattutto, inizi a chiedertelo "Ho davvero bisogno di inviare questa email a tutti i miei contatti? Trenta di loro? Qualcuno di loro? "La risposta a queste domande per la maggior parte delle e-mail è: No, non è necessario inviare una e-mail personale o inoltrarla a tutti i membri della propria lista di contatti.

Secondo, quando tufare ti trovi con una ragione legittima per inviare email a un sacco di persone contemporaneamente. Ad esempio, se stai passando a un nuovo provider di posta elettronica o se desideri inviare il tuo nuovo indirizzo postale a un centinaio di tuoi amici e parenti, l'unica cosa appropriata da fare è inserire i loro indirizzi nello slot BCC. Ciò assicura che tutti i mali di e-mail di massa TO / CC siano eliminati: gli indirizzi e-mail di tutti i destinatari sono tenuti privati, non c'è possibilità di un bot di spam o di malware sul computer di un destinatario che raccoglie l'email di un altro destinatario, e se qualcuno di loro ha bisogno di rispondere a voi per fare una domanda o qualcosa del genere, essi non faranno saltare la loro domanda o commento ad ogni altra persona.

BCC aumenta la privacy, aumenta la sicurezza e riduce la posta in arrivo che i tuoi amici e colleghi devono guadare. Non c'è assolutamente alcun motivo per evitare di usarlo quando si fa è semplice come mettere gli indirizzi in uno slot di indirizzo diverso.