Organizzare riunioni di gruppo è un compito difficile, soprattutto quando l'organizzatore scopre che non ci sono momenti in cui tutti possono incontrarsi. Il problema, tuttavia, può essere minimizzato in misura Outlook di funzionalità appena lanciata chiamata Proponi una nuova ora. Gli utenti che eseguono versioni desktop di Microsoft Outlook potrebbero avere familiarità con questa funzionalità. È una funzionalità che consente ai partecipanti di verificare quando tutti, compresi se stessi, sono liberi, in modo che un incontro possa essere organizzato facilmente e senza complicazioni da parte dell'organizzatore.
Tutto ciò che i partecipanti devono fare è rifiutare cortesemente il tempo di incontro proposto e suggerire un altro momento adatto per l'incontro con l'organizzatore. L'organizzatore può quindi accettare la migliore proposta a tempo nuovo e riprogrammare rapidamente la riunione.
La funzione Proponi nuovo orario funziona in Outlook
Innanzitutto, un organizzatore di una riunione invia una richiesta a tutti i partecipanti. Dopo aver ricevuto la richiesta di riunione, i tatendei possono trovare varie opzioni (Tentativo, Rifiuta e Proponi nuovo orario) elencate accanto al solito pulsante "Accetto" nella sezione "Posta".
Se c'è un conflitto sul tempo proposto per la riunione. Un partecipante può semplicemente fare clic sul pulsante Proponi nuovo orario sull'invito o sull'evento del calendario stesso.
- Accetta e proponi nuovi tempi
- Tentativo e proporre nuovi tempi
- Rifiuta e proponi nuovo tempo.
Dopo aver selezionato una delle tre opzioni Proponi nuovo orario, viene visualizzata una vista semplificata dell'assistente di pianificazione.
Una volta selezionato un nuovo calendario per la riunione, un organizzatore può inviare un invito aggiornato a tutti i partecipanti.
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