NAVIGAZIONE SCOLASTICA
- Utilizzo dei modelli per garantire layout e formattazione comuni
- Tenere traccia delle modifiche apportate a un documento
- Uso dei commenti per indicare le modifiche in un documento
- Limitazione e protezione di documenti e modelli
- Controllo delle versioni, confronto e combinazione dei documenti
La versione di versioni in Word è stata rimossa nelle versioni recenti di Word. In Word 2013, l'unico modo per accedere alle versioni precedenti di un documento in Word è aprire le versioni precedenti salvate automaticamente (salvate automaticamente) del documento. Puoi anche aprire i documenti non salvati recenti. Tuttavia, non esiste alcuna funzionalità di controllo delle versioni in Word. Ti mostreremo un'alternativa che puoi facilmente aggiungere a Word gratuitamente che fornirà questa funzionalità.
Se più persone hanno lavorato su copie diverse dello stesso file, invece di utilizzare la funzionalità Revisioni su una copia del file, puoi confrontare le due versioni del file per vedere le differenze. Word contiene uno strumento di confronto che consente di confrontare due file, purché abbiano nomi di file diversi. Ti mostreremo come utilizzare questa funzione e come leggere i risultati del confronto.
Oltre a confrontare i documenti, puoi combinare i documenti dopo averli confrontati. Ti mostreremo come unire due versioni dello stesso documento e anche come unire facilmente due documenti diversi, nel caso in cui più autori abbiano lavorato su parti separate di un documento.
Una volta apportate tutte le modifiche, i confronti necessari e la combinazione dei documenti, è possibile condividere facilmente il documento utilizzando Microsoft OneDrive. È inoltre possibile utilizzare OneDrive in qualsiasi punto del processo di collaborazione per fornire l'accesso al documento per altri revisori.
Tieni traccia delle versioni di un documento
Word aveva una funzionalità di controllo delle versioni che permetteva di salvare diverse versioni di un documento all'interno del documento stesso. Questa funzione è scomparsa e l'unico modo per recuperare le versioni precedenti di un documento è tramite la funzione di salvataggio automatico o l'accesso ai documenti non salvati, se disponibili.
Per impostazione predefinita, Word salva automaticamente il documento a determinati intervalli. Questa è la funzione di salvataggio automatico. Per tornare a una copia salvata in precedenza del documento, fai clic sulla scheda "File" e seleziona una voce "(salvataggio automatico)" nell'elenco sotto "Versioni".
Se il documento è stato chiuso per errore senza salvare, o si è perso il potere e il computer si è spento in modo imprevisto, è possibile recuperare i documenti non salvati. Per fare ciò, fare clic sulla scheda "File" e fare clic sul pulsante "Gestisci versioni" nella schermata "Informazioni". Seleziona "Recupera documenti non salvati" dal menu a discesa.
Alternative per il salvataggio di versioni di un documento di Word
Esistono alternative per l'aggiunta di un sistema di controllo delle versioni a Word. Uno è un componente aggiuntivo per Word, chiamato Save Versions, e un altro è un plugin che funziona con un programma di controllo della versione esterno chiamato Perforce.
Il componente aggiuntivo Salva versioni consente di salvare facilmente le versioni numerate di un documento di Word all'interno del file.
Perforce è un programma di controllo della versione che è disponibile gratuitamente per un massimo di 20 utenti. Forniscono un plug-in per Microsoft Office che consente ai file Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Project di essere facilmente archiviati e gestiti in Perforce dall'interno dei programmi.
Confronta due versioni dello stesso documento
Se un revisore ha dimenticato di utilizzare la funzione "Revisioni traccia" e non l'ha bloccato nel documento, è comunque possibile confrontare le due versioni del documento e accettare e rifiutare le modifiche in base al confronto. Tutto ciò di cui hai bisogno è il tuo documento originale e il documento revisionato. Ogni file deve avere un nome diverso.
Le funzioni "Confronta" e "Combina" sono simili, ma ognuna ha lo scopo. Se hai solo due documenti che vuoi confrontare, e nessuno dei due contiene modifiche tracciate, usa la funzione "Confronta". Se hai due o più documenti che contengono modifiche tracciate e devi tenere traccia di chi ha cambiato cosa e quando, usa la funzione "Combina", descritta più avanti in questa lezione.
Per confrontare le versioni originali e riviste di un documento, fai clic su "Confronta" nella sezione "Confronta" della scheda "Revisiona" e seleziona "Confronta" dal menu a discesa.
NOTA: non è possibile confrontare due documenti se uno di essi è protetto per le modifiche tracciate o se è applicato un qualsiasi tipo di protezione del documento. Rimuovere la protezione del documento per continuare a confrontare i documenti. Vedere la lezione 2 per informazioni su come sbloccare la funzione di modifiche tracciate e la Lezione 4 per informazioni su come rimuovere le restrizioni di formattazione e modifica da un documento e una password assegnata a un documento per aprirlo.
Fai clic su "Altro" per accedere a più opzioni.
NOTA: l'elemento "Inserimenti e eliminazioni" è sempre disattivato e sempre selezionato. Quando si utilizza "Confronta" o "Combina", gli inserimenti e le eliminazioni verranno sempre confrontati.
Nella sezione "Mostra modifiche in", scegli di confrontare carattere per carattere ("Livello carattere") o parola per parola ("Livello parola"). "Livello personaggio" consente di vedere le esatte modifiche apportate. Ad esempio, se il documento originale ha la parola "a" e il documento revisionato ha la parola "too", a cui è stata aggiunta una "o", l'impostazione "Word level" ti mostrerà che "to" è stato sostituito con " troppo. "Tuttavia, l'impostazione" Livello personaggio "mostrerebbe il fatto che è stata aggiunta una" o ".
Per impostazione predefinita, la funzione "Confronta" inserisce le modifiche in un nuovo documento, come mostrato nella sezione "Mostra modifiche in". Tuttavia, puoi scegliere di inserire le modifiche nel "Documento originale" o nel "Documento revisionato".
Fai clic su "OK" dopo aver effettuato le selezioni.
