Oggi, stiamo trattando le cose "noiose" di Outlook. Manutenzione e sicurezza, come in, mantenimento e protezione del file di dati di Outlook 2013 - completo di tutti i tuoi dati importanti - eseguendo il backup e archiviandolo.
Finora, se hai utilizzato Outlook per comporre e inviare e-mail, e hai avuto il tempo di importare i tuoi contatti G-mail nella tua rubrica, o il fatto che stai persino usando un Outlook rubrica, significa che hai molti dati che devono essere protetti.
Allo stesso modo, probabilmente hai dedicato molto tempo e lavoro alla creazione dei tuoi calendari, aggiungendo attività e elenchi di cose da fare e forse anche un mucchio di note che desideri salvare.
Tutto ciò si riduce a fare in modo che almeno occasionalmente esegui il backup del tuo file di dati perché, come chiunque di noi può testimoniare, è piuttosto frustrante e deprimente perdere tutti i dati e ricominciare da capo.
Pannello di controllo della posta
Per iniziare, diamo un'occhiata al pannello di controllo Mail di Windows.
Come mostra l'immagine, hai accesso a tre aree chiave della configurazione di Outlook. Detto questo, facendo clic sui pulsanti "Account di posta elettronica …" o "File di dati …" si aprirà la stessa finestra, nelle relative schede corrispondenti.
Nello screenshot seguente, viene visualizzata la scheda E-mail, che consente di eseguire azioni sui propri account di posta elettronica come la riparazione o la modifica. Puoi anche vedere dove sono archiviati i dati per ogni account.
Se si desidera modificare direttamente questi file di dati, è necessario fare clic sulla scheda "File di dati". Ci sono alcune cose utili che puoi fare qui.Ad esempio, è possibile fare clic sul pulsante "Apri posizione file" per vedere dove si trovano i file di dati. Questo è utile, perché vorrete sapere dove sono nel caso in cui abbiate bisogno di scansionarli e ripararli (discusso nella prossima sezione).C'è un'altra interessante funzione che puoi utilizzare dalla finestra Impostazioni account. Se il tuo file di dati è diventato enorme e occupa un sacco di spazio su disco (alcune persone raccolgono gigabyte su gigabyte di vecchi messaggi di posta elettronica), allora puoi comprimerlo.
Fare clic sul pulsante "Impostazioni" nella scheda File dati e quindi fare clic su "Compatta ora" per ridurre le dimensioni del file di dati di Outlook.
Il pannello di controllo Mail è un modo affidabile per mantenere i tuoi file e profili di dati, ma non è l'unico modo, e l'applicazione Outlook ti permetterà anche di amministrare le tue caselle di posta. Ti mostreremo questi controlli subito dopo che dimostreremo come riparare i tuoi file di dati.
Esecuzione dello strumento di manutenzione PST
Se non lo avessi notato, i dati di Outlook sono archiviati in un file.PST o.OST e la maggior parte delle volte non c'è niente di sbagliato in questo.
Sfortunatamente, a volte i tuoi dati vengono danneggiati, il che non è la stessa cosa che dire che è cattivo o irrimediabilmente irreparabile, devi solo eseguire lo strumento di riparazione Posta in arrivo incluso. Lo strumento di riparazione Posta in arrivo o "ScanPST" esegue la scansione e il ripristino del file delle cartelle personali, convalida e corregge eventuali errori durante l'esecuzione di un backup del file.PST o.OST corrotto nel caso in cui qualcosa vada storto durante il ripristino.
Lo strumento ScanPST può essere trovato nella cartella di installazione di Outlook, in genere C: Programmi Microsoft Office Office15. Quando lo si individua, fare doppio clic sull'utilità ScanPST per avviarlo.
La prima cosa che devi fare è cercare dove si trovano i tuoi file.PST o.OST. Nella seguente schermata, puoi vedere dove si trovano sul nostro computer. Ne scegliamo uno e clicchiamo su "Apri".Se lo strumento ScanPST trova degli errori, ti informerà tanto e offrirà di riparare. Fare clic sul pulsante con nome appropriato per avviare la riparazione.Una volta terminato, lo strumento ScanPST ti informerà che il tuo file Outlook è stato riparato con successo.È possibile chiudere lo strumento o ripetere il processo su qualsiasi altro file di dati secondo necessità.
Archiviazione automatica dei dati
Apriamo le cose con alcune informazioni importanti su come archiviare e eseguire il backup dei dati. La prima cosa che vogliamo discutere sono le tue opzioni di archiviazione automatica. Per iniziare, fare clic sulla scheda "File" sulla barra multifunzione in modo da visualizzare la seguente schermata.
Nota immediatamente, puoi scegliere a quale account vuoi partecipare (se applicabile) facendo clic sul menu a discesa situato sopra il pulsante Aggiungi account.
Facciamo clic sul pulsante "Strumenti di pulizia" e quindi selezioniamo "Pulizia Mailbox" dalle opzioni. Di seguito sono elencate le scelte che vedrai. Tutto qui è dedicato alla rimozione del grasso dalla posta in arrivo e all'archiviazione di vecchi messaggi.Facendo clic sul pulsante "Archiviazione automatica" significa che Outlook archivierà automaticamente tutte le cartelle di posta che sono state configurate come tali. Per impostare le opzioni di archiviazione automatica, è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella di posta e selezionare la scheda "Archiviazione automatica".
Qui vediamo una tipica finestra delle proprietà delle cartelle di posta. La scheda Archiviazione automatica ti consente di regolare la modalità di archiviazione automatica della cartella. Nota, in questo screenshot, abbiamo la cartella configurata per l'archiviazione automatica secondo la sua pianificazione e azioni.
È anche possibile assegnare la cartella all'archiviazione automatica in base alle impostazioni generali predefinite dell'archivio automatico di Outlook.Se imposti la cartella sulle impostazioni predefinite, quindi fai clic su "Impostazioni archivio predefinite …" vedrai la seguente finestra di dialogo (perché sono "predefinite", qualunque modifica qui impostata verrà applicata a tutte le cartelle configurate sull'archivio automatico predefinito).Non dimenticare, puoi anche trovare queste impostazioni aprendo le Opzioni e facendo clic sull'intestazione "Avanzate".Image
Passiamo ora all'archiviazione manuale dei dati.
Archiviazione manuale dei dati
Semplicemente, se non si desidera utilizzare l'archiviazione automatica o se si desidera semplificare autonomamente una procedura di archiviazione, tornare agli Strumenti di pulizia trovati nella schermata Informazioni sull'account e fare clic su "Archivia" per aprire la seguente finestra di dialogo.
Abbastanza facile, devi semplicemente scegliere la cartella che desideri archiviare, selezionare la data per gli elementi di archiviazione e quindi scegliere una cartella in cui desideri salvare l'archivio. Ecco, hai finito!
Backup e ripristino del file di dati di Outlook
Eseguire il backup dei file di dati di Outlook è facile come copiare i file.OST o.PST su un altro disco rigido, server cloud, pen drive o altri supporti di memorizzazione. Ti ricordi come individuare i file di dati?
Aprire il pannello di controllo Posta e fare clic sul pulsante "File di dati". Fai clic su "Apri posizione file …" e puoi quindi eseguire il backup dei file di dati.
In una nota a margine, è possibile spostare in modo permanente i file di dati in una posizione cloud, ad esempio una cartella OneDrive o Dropbox, assicurando così che i dati di Outlook vengano sempre sottoposti a backup tecnico.
Per ripristinare il file di dati di backup, torniamo alla scheda File e seleziona "Apri file di dati di Outlook".
Nella seguente schermata, File Explorer si apre automaticamente ai nostri archivi, ma puoi ovviamente navigare ovunque si trovino i tuoi file di dati.Seleziona il file desiderato e fai clic su "Apri" per accedere ai dati salvati nel file. Una volta ripristinato, potrai navigare e visualizzare gli elementi come faresti normalmente.Se non hai più bisogno di accedere al tuo file di dati di backup, puoi semplicemente fare clic destro sulla cartella più in alto e selezionare l'opzione di chiusura.Il backup e il ripristino dei file di dati è in gran parte un'attività manuale, ma se si impostano le cartelle in modo da eseguire automaticamente l'archiviazione, e vengono archiviate in una posizione come una cartella cloud, in questo caso si ha un minimo di sicurezza.
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