Abbiamo già trattato modi per firmare elettronicamente i documenti senza stamparli e digitalizzarli. Con questo processo, puoi firmare digitalmente un documento e inviarlo via fax a un'azienda: tutto sul tuo computer e senza alcuna stampa richiesta.
Come funzionano le macchine fax (e perché sono così scomode)
Non è così facile come dovrebbe essere. I fax sono tutti collegati alle normali linee telefoniche. Quando si utilizza un apparecchio fax standard, tale apparecchio telefax invia una chiamata al numero specificato. L'apparecchio fax al numero di destinazione risponde e il documento viene trasmesso tramite una chiamata telefonica.
Questo processo è stato inventato prima di Internet e sembra ridicolmente arcaico a questo punto. Per eseguire un fax, una persona può digitare un documento, stamparlo e scansionarlo nell'apparecchio fax che lo invia tramite la linea telefonica. La persona che riceve il fax può quindi eseguire la scansione del documento inviato via fax e trasformarlo in un file digitale. Sono tornati al punto di partenza - il documento è stato inviato da un computer a un altro computer con molto lavoro aggiuntivo e qualità dell'immagine persa.
Idealmente, potresti inviare un documento tramite email o un metodo online più sicuro. Molte aziende considerano il fax un metodo sicuro per la trasmissione di documenti, ma in realtà non lo è: se qualcuno stesse ficcanasando sulla linea telefonica, potrebbe facilmente intercettare tutti i documenti inviati via fax.
Non c'è modo di connettersi a un apparecchio fax direttamente su Internet, poiché il fax è collegato solo alle linee telefoniche. Per eseguire un fax online, avremo bisogno di una sorta di gateway che accetti i documenti via Internet e trasmetta il documento a un apparecchio fax. Ecco dove arrivano i servizi sottostanti. Dà loro un documento e faranno il fastidioso lavoro di comporre il fax e di inviare il tuo documento attraverso la linea telefonica.
Potresti inviare fax solo con il tuo computer, ma …
Potresti saltare i servizi sottostanti, ovviamente. Microsoft Windows contiene anche un'applicazione Fax e scansione che consente di inviare fax. Il problema è che avresti bisogno del tuo computer collegato alla linea telefonica - sì, questo significa che avresti bisogno di un modem fax dial-up. Avresti anche bisogno di una connessione telefonica fissa e dovresti dire alle persone di rimanere fuori dal telefono quando invii i fax, proprio come nei vecchi dial-up Internet. Ovviamente, se si invia un fax molto, è possibile pagare una linea telefonica dedicata, che potrebbe essere necessaria anche nel caso in cui si ricevessero molti fax.
Questo ovviamente non è l'ideale. Certo, se hai bisogno di inviare parecchi fax, vai avanti e acquista un fax o un modem e collegalo alla tua rete fissa. Ma probabilmente non è necessario inviare e ricevere fax spesso - si spera che sia necessario inviare il fax occasionale ogni volta che si imbattono in un'organizzazione bloccata in passato.
Scansiona il documento o usa un file digitale esistente
Il processo di base è semplice. Innanzitutto, è necessario eseguire la scansione del documento che si desidera inviare via fax, proprio come se si fosse intenzione di inviare quel documento tramite e-mail. se non si dispone di uno scanner in giro, si consiglia di provare la scansione con lo smartphone. Se il documento è già un file sul tuo computer, congratulazioni: non devi eseguire la scansione di nulla.
Con il documento ora in formato digitale, è possibile inviarlo a un servizio che farà il lavoro fastidioso fax per voi.
Invia fax online, gratis
Ci sono così tanti servizi di fax online là fuori che è difficile prendere una decisione informata su quale scegliere. La prima cosa da considerare è che tipo di utente sei, quanto spesso utilizzerai il fax e quali funzionalità ti occorrono.
Power User: RingCentral Fax
Se invii sempre fax sensibili o lavori per un'azienda e stai cercando di scegliere un servizio, RingCentral Fax, che è parzialmente di proprietà di Cisco e AT & T, è probabilmente la scelta migliore per le tue esigenze, soprattutto dal momento che hanno molte funzioni di sicurezza e supporto per più utenti con linee fax separate.
Ha tutte le funzionalità che puoi immaginare, incluse le integrazioni con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box e puoi persino ottenere un numero verde. Ha anche un sacco di funzioni di sicurezza che sarebbero utili per le aziende o le persone che trasmettono informazioni sicure.
Ovviamente, se vuoi solo inviare alcuni fax, puoi iscriverti a uno dei loro piani economici che partono da $ 13 al mese … e poi annulla solo dopo un mese o due.
Utente occasionale
Se hai bisogno di inviare il fax occasionale, ti consigliamo MyFax, che ti consente di inviare fino a 10 pagine libere senza dover pagare. Questo non suona molto, ma è più pagine al mese di quanto la maggior parte delle persone deve fax all'anno. Se è necessario inviare più pagine ogni mese, è possibile eseguire l'aggiornamento a un piano regolare.
Ricezione di fax
Se hai bisogno di ricevere fax, dovrai registrarti per un servizio a pagamento. Il servizio dovrà stabilire un numero di telefono dedicato per la linea fax e questo costa denaro. RingCentral, MyFax e molti altri servizi lo faranno se paghi.
Per fortuna, dovresti almeno essere in grado di ottenere una prova gratuita: ad esempio, RingCentral offre 30 giorni di ricezione fax gratuita.
Ci sono molti servizi fax da utilizzare e se hai solo bisogno di inviare il fax occasionale, puoi farlo gratuitamente, ma se vuoi ricevere un fax, finirai per dover registrare un account di prova. Puoi sempre annullare se vuoi.
