La funzione di glossario è stata parte di Office per un lungo periodo di tempo, ma ora fa parte di Quick Parts, che è stato aggiunto a Office 2007. Oltre alle voci di glossario, la funzione Parti rapide consente di inserire proprietà del documento (come titolo e autore ) e campi (come date e numeri di pagina). Le voci Quick Parts e AutoText sono anche conosciute come "Building Blocks" e Word viene fornito con molti blocchi predefiniti. Puoi anche aggiungere tutti i blocchi di costruzione personalizzati che desideri.
NOTA: in precedenza abbiamo scritto su come fare riferimento al testo di altri documenti in Word in modo da poter inserire contenuto riutilizzabile in altri documenti che verranno aggiornati automaticamente. Il trucco descritto in questo articolo è simile all'utilizzo di una voce di glossario. Tuttavia, una volta inserito il contenuto utilizzando una voce di glossario, tale contenuto NON verrà automaticamente aggiornato quando si modifica la voce di glossario.
C'è un altro software là fuori, come PhraseExpress per Windows, che esegue un'attività simile a livello di sistema. Questo è ottimo perché funziona in ogni app, non solo in Word, ma AutoText ha alcuni vantaggi propri, vale a dire che ha più opzioni di formattazione (specialmente quelle specifiche di Word) rispetto a PhraseExpress ed è disponibile ovunque sia Word. Pertanto, se non ti è consentito installare programmi di terze parti sul tuo computer di lavoro, ad esempio, puoi comunque utilizzare Glossario.
È possibile memorizzare solo voci di glossario nei modelli, non nei documenti stessi. Per impostazione predefinita, le nuove voci di glossario vengono memorizzate nel modello Normal.dotm. Ciò limita la disponibilità delle voci di glossario solo sulla macchina, a meno che non si condivida il modello Normal.dotm con altre macchine. È possibile aggiungere voci di glossario ai modelli personalizzati, ma ci sono delle limitazioni con ciò di cui parleremo più avanti in questo articolo.
Come creare una nuova voce di glossario
Per iniziare, creare un nuovo documento di Word e inserire il contenuto (testo, immagini, tabelle, ecc.) Che si desidera aggiungere come voce di glossario. Quindi, evidenzia il contenuto e fai clic sulla scheda "Inserisci".
Se si desidera memorizzare il testo della voce di glossario con la formattazione del paragrafo per tutti i paragrafi della voce, incluso l'ultimo paragrafo, assicurarsi che il segno di paragrafo alla fine dell'ultimo paragrafo sia incluso nella selezione. Il segno di paragrafo memorizza la formattazione per il paragrafo. Quando non si seleziona il segno di paragrafo alla fine del paragrafo, quel paragrafo assume lo stile di paragrafo del testo circostante quando lo si inserisce. Se non vedi il segno di paragrafo alla fine di ogni paragrafo, puoi scegliere di visualizzarli nelle opzioni. Qualsiasi formattazione di caratteri applicata al contenuto del glossario viene automaticamente archiviata nella voce di glossario.
NOTA: è possibile notare l'opzione "Salva selezione nella Galleria Quick Part" disponibile direttamente nel menu "Parti rapide". Questa opzione aggiunge il testo selezionato come una voce "Quick Parts", non una voce "AutoText". Le voci "Parti rapide" e "Testo automatico" sono entrambi blocchi predefiniti. È possibile aggiungere la voce in questo modo, ma discuteremo di aggiungerla come una voce di glossario.
Si consiglia di rendere i nomi delle voci di glossario abbastanza diversi in modo che sia necessario digitare solo alcuni caratteri del nome per inserire ogni voce in un documento. Se più voci di glossario hanno nomi molto simili, dovrai digitare abbastanza il nome in modo che Word sappia quale voce desideri inserire.
L'elenco a discesa "Opzioni" consente di specificare il modo in cui la voce viene inserita nel documento. Se stai inserendo un piccolo frammento di testo, come il nome di una società, seleziona "Inserisci solo contenuto" che inserisce il contenuto della voce in linea sul cursore. È inoltre possibile inserire il contenuto come proprio paragrafo o sulla propria pagina (ideale per la creazione di copertine standard).
Accetta l'impostazione predefinita per l'elenco a discesa "Salva in". Ciò salverà la voce di glossario nel modello Normal.
Dopo aver impostato la nuova voce di glossario, fai clic su "OK".
Quando si chiude l'ultimo documento di Word aperto, è possibile che venga visualizzata la seguente finestra di dialogo che richiede se si desidera salvare le modifiche apportate al modello Normal.dotm, se è stata attivata l'opzione per salvare il modello Normal. Per salvare la voce di glossario nel modello "Normal.dotm", fare clic su "Salva".
Come inserire una voce di glossario in un documento
Ora che abbiamo creato una nuova voce di glossario, inseritela in un documento. Crea un nuovo documento di Word o aprine uno esistente. Fai di nuovo clic sulla scheda "Inserisci" e sposta il mouse su "Glossario" nel menu a discesa. Noterai che la voce di glossario che hai aggiunto è disponibile direttamente nel sottomenu "Glossario". Selezionalo per inserire il contenuto in quella voce.
Come attivare "Mostra suggerimenti di completamento automatico"
Se non visualizzi il suggerimento Completamento automatico quando si digita il nome della voce di glossario, potrebbe essere necessario attivare l'opzione "Mostra suggerimenti automatici".
Per attivare "Mostra suggerimenti completamento automatico", apri un documento Word esistente o creane uno nuovo e fai clic sulla scheda "File".
Come modificare il contenuto di una voce di glossario esistente
Dì che ti sei trasferito in una nuova casa e devi modificare il tuo indirizzo nella tua voce di glossario. È facile da fare. Digitare semplicemente la voce come si desidera in un nuovo documento di Word, selezionarla e quindi accedere al sottomenu "Glossario" come descritto in precedenza. Seleziona l'opzione "Salva selezione nella Galleria di glossario" nel sottomenu sotto qualsiasi voce di glossario esistente.
NOTA: Ricordare che la modifica di una voce di glossario NON modifica il contenuto di quella voce in alcun documento esistente in cui è già stato inserito. I contenuti modificati della voce di glossario vengono utilizzati solo quando si inserisce la voce in qualsiasi momento dopo averla modificata.
Come modificare le proprietà di una voce di glossario esistente
Oltre a modificare il contenuto di una voce di glossario, è anche possibile modificare le proprietà della voce, ad esempio il modello in cui è memorizzato, la categoria e così via.
Per fare ciò, crea un nuovo documento di Word o aprine uno esistente. Fare clic sulla scheda "Inserisci" e quindi fare clic sul pulsante "Esplora parti rapide" nella sezione "Testo". Seleziona "Building Blocks Organizer" nel menu a discesa.
Dopo aver selezionato la voce "Indirizzo", fare clic su "Modifica proprietà" sotto l'elenco di "blocchi predefiniti".
Come eliminare una voce di glossario
Se scopri che non hai più bisogno di una voce di glossario, puoi eliminarla dalla raccolta di blocchi predefiniti. Per eliminare una voce di glossario, apri la finestra di dialogo "Building Blocks Organizer", come descritto nell'ultima sezione. Selezionare la voce di glossario che si desidera eliminare e fare clic su "Elimina" sotto l'elenco di "blocchi predefiniti".
Le versioni precedenti di Word (2003 e precedenti) consentivano di copiare le voci di glossario da un modello a un altro. Tuttavia, da Word 2007, tale funzionalità è stata rimossa.
