Se lavori in un ufficio, è probabile che passi molto tempo a gestire la posta elettronica, molto probabilmente in Microsoft Outlook. Vale la pena dedicare un po 'di tempo a Outlook per visualizzare le informazioni necessarie. Per la posta elettronica, il modo migliore per farlo è con le viste delle cartelle. Ecco come funzionano.
Cos'è una vista cartella?
Ogni luogo in cui mantieni la tua email in Outlook, che si tratti di posta in arrivo, invio di articoli, archivio, elementi eliminati o qualsiasi altro luogo, è una cartella. Ciascuna di queste cartelle è identica per impostazione predefinita, con colonne che contengono metadati relativi all'e-mail, come il mittente, l'oggetto, la data e l'ora ricevuti e così via. Outlook raggruppa le e-mail per data (con le ultime in alto), gli stili non letti in grassetto blu e mostra i messaggi letti in un normale carattere nero.
Questo è il vista della cartella predefinita.
Ma puoi cambiare quella vista se vuoi. È possibile creare una vista diversa per ogni cartella, oppure creare una vista cartella che ti piace e applicarla a ogni cartella. Outlook ha anche alcune viste integrate alternative che puoi iniziare.
Come passare a un'altra vista incorporata
Per iniziare, passiamo a una delle altre viste incorporate facendo clic su Visualizza> Cambia vista.
La vista compatta è la vista predefinita utilizzata da ogni cartella, ma è possibile passare a una delle altre due:
singolo: Ciò rimuove il raggruppamento Per data e mostra tutti i tuoi messaggi in un elenco semplice.
Anteprima: Questo (in qualche modo contro-intuitivamente) rimuove il pannello di anteprima.
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Come personalizzare la vista esistente
È possibile personalizzare la visualizzazione della cartella corrente facendo clic su Visualizza> Visualizza impostazioni.
Modificheremo le colonne visualizzate e le impostazioni di ordinamento come un esempio. Fai clic su "Colonne" per aprire la finestra Mostra colonne.Seleziona "Menzione" nella colonna di destra, fai clic sul pulsante "Rimuovi", quindi fai clic su "OK".Torna nella finestra Impostazioni vista avanzata, fai clic sul pulsante "Ordina" per aprire la finestra Ordina.Nel menu a discesa "Ordina elementi per", seleziona "Da", quindi fai clic su "OK".Ora fai clic su "OK" nelle impostazioni di visualizzazione avanzate. La vista della cartella è ora cambiata in modo che la colonna "Menzione" sia nascosta e la cartella sia ordinata dalla persona che ha inviato la posta.Questi sono solo due rapidi esempi di ciò che puoi fare. È possibile aggiungere o rimuovere molte colonne diverse, raggruppare e ordinare i messaggi in modi diversi e persino modificare i tipi di carattere e gli stili utilizzati per visualizzare i messaggi. Gioca con le varie opzioni per trovare ciò che funziona meglio per te.
Applica una vista ad altre cartelle
Dopo aver personalizzato la vista, è possibile applicare la stessa vista a qualsiasi altra cartella senza doverli personalizzare. Fai di nuovo clic su Visualizza> Visualizza impostazioni e, questa volta, fai clic sul comando "Applica vista corrente su altre cartelle".
Seleziona le cartelle a cui vuoi applicare la vista e poi fai clic su "OK".È possibile selezionare tutte le cartelle (o sottocartelle) che si desidera.
Salva una vista cartella personalizzata
È inoltre possibile mantenere la visualizzazione personalizzata come modello in modo da poterla applicare ad altre cartelle in futuro. Fare di nuovo clic su Visualizza> Visualizza impostazioni e selezionare il comando "Salva vista corrente come nuova vista".
Si apre la finestra Copia vista, dove puoi dare un nome alla tua vista e scegliere chi può vedere la vista. Fai clic su "OK" quando hai impostato tutto.Se fai di nuovo clic su Visualizza> Visualizza impostazioni, Outlook visualizza la tua nuova vista come un'opzione disponibile. Fai clic su "Gestisci visualizzazioni" per vedere tutte le viste a cui hai accesso.La finestra Gestisci tutte le visualizzazioni consente di aggiungere, modificare ed eliminare viste, nonché di visualizzare le impostazioni applicate a ciascuna vista.Image
Crea una vista da zero
Se si desidera creare una vista completamente nuova, fare clic sul pulsante "Nuovo" nella finestra Gestisci vista intera. Questo apre la finestra Crea una nuova vista.
Seleziona il tipo di vista di base che vuoi iniziare e fai clic sul pulsante "OK". Si apre la finestra Impostazioni di visualizzazione avanzate e puoi personalizzare la visualizzazione nel modo desiderato. Quando hai finito, fai clic su "OK" fino a quando non torni alla finestra Gestisci tutte le visualizzazioni e quindi fai clic su "Applica vista" per applicare la vista alla cartella corrente.Una volta creata una nuova vista, puoi applicarla a qualsiasi altra cartella, personalizzarla ulteriormente o usarla come base per un'altra nuova vista.
Rimuovi le personalizzazioni da una vista
Se hai apportato alcune personalizzazioni alla vista esistente, puoi tornare facilmente alla visualizzazione esistente. Questo è un buon modo per provare le cose senza doversi preoccupare di annullarle se le modifiche non funzionano per te. Fai clic su Visualizza> Reimposta vista per rimuovere eventuali personalizzazioni non salvate dalla cartella corrente.
Outlook ti consente di creare e personalizzare le visualizzazioni delle cartelle in molti modi, come aggiungere e rimuovere colonne; raggruppare e ordinare i messaggi; e persino applicare la formattazione condizionale. È anche possibile personalizzare il modo in cui Outlook visualizza le informazioni in colonne specifiche con l'opzione colonne di formato. Diamo un'occhiata a questo.
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