Gestione posta in arrivo ed etichette

2024 Autore: Geoffrey Carr | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:55

Nella lezione di oggi, ti aiuteremo a capire come classificare meglio la tua casella di posta e organizzare i tuoi messaggi con etichette e alcune schede predefinite ma configurabili.

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Una volta che il tuo account Gmail guadagna un po 'di energia e inizi a ricevere un sacco di messaggi, vorrai imparare a domare il torrente in flussi più gestibili. I filtri di Gmail ti consentono di gestire i tuoi messaggi e-mail in arrivo, aiutandoti a tenere lontane le tue email meno importanti e filtrandole in un'etichetta. Prima di iniziare a conoscere i filtri nella Lezione 4, dovrai imparare come creare ed etichette, l'equivalente Gmail delle cartelle, ed è quello di cui parleremo oggi.

Per prima cosa, parleremo dell'interfaccia delle schede automatizzate di Gmail, della Posta prioritaria e di tutte le impostazioni che contengono.

Categorizzazione automatica della posta in arrivo utilizzando le schede configurabili

Gmail ora offre categorie automatiche a schede per la tua casella di posta. Questa funzione interrompe la tua posta in "Primario", "Social", "Promozioni", "Aggiornamenti" e "Forum". Se partecipi a molti servizi online, questa funzione può essere utile.

Fondamentalmente, i messaggi ricevuti per determinati tipi di siti o di un particolare contenuto, possono essere raccolti in diverse parti della tua casella di posta. Ciò può comportare una casella di posta meno ingombrante.

Scegli quali schede sono visibili nella tua Posta in arrivo

Queste schede sono configurabili e ti consentono di scegliere le schede che desideri siano disponibili nella tua casella di posta. Per cambiare le schede visibili, fai clic sull'icona più a destra delle schede.

Viene visualizzata la finestra di dialogo "Seleziona schede da abilitare". Seleziona le caselle di controllo per le schede che desideri siano disponibili nella tua casella di posta.

NOTA: se si nasconde una scheda, i messaggi di quella categoria verranno visualizzati nella scheda "Principale". Inoltre, il testo delle schede non può essere modificato e non è possibile aggiungere schede personalizzate. Utilizza invece etichette personalizzate (discusse nella sezione successiva) per categorizzare ulteriormente i tuoi messaggi.

Puoi anche selezionare le schede da visualizzare nella Posta in arrivo nella scheda "Posta in arrivo" nella schermata "Impostazioni", nella sezione "Categorie".

Organizza i tuoi messaggi usando gli stili e le impostazioni della posta in arrivo

Gli stili della Posta in arrivo ti consentono di organizzare la tua casella di posta Gmail nel modo che preferisci. Puoi organizzare la tua casella di posta utilizzando le schede configurabili, come menzionato in precedenza in questa lezione, o in sezioni come "Non letto", "Speciali" e "Importante".

Cambia il tuo tipo di casella di posta

Per passare a uno stile di Posta in arrivo diverso, apri la schermata "Impostazioni" e fai clic sulla scheda "Posta in arrivo".

Nella sezione "Tipo di posta in arrivo", seleziona il tipo di posta in arrivo che desideri utilizzare dall'elenco a discesa.

Ogni tipo di casella di posta ha le sue impostazioni. Una volta selezionato il "Tipo di casella di posta", le impostazioni per quel tipo vengono visualizzate sotto la selezione "Tipo di posta in arrivo". Apporta le modifiche alle impostazioni e fai clic su "Salva modifiche".

Puoi anche modificare rapidamente alcune impostazioni di stile della posta in arrivo direttamente nella tua posta in arrivo facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso che si trova all'estrema destra di ogni intestazione di sezione.

La Guida di Gmail fornisce le descrizioni dei tipi di posta in arrivo. Sentiti libero di sperimentare con i diversi stili della posta in arrivo per vedere cosa funziona meglio per te. Puoi sempre tornare all'impostazione predefinita se cambi idea.

Puoi anche modificare rapidamente lo stile della tua casella di posta spostando il mouse sopra l'etichetta "Posta in arrivo" e facendo clic sulla freccia giù che viene visualizzata. Seleziona lo stile della casella di posta desiderato dal menu a discesa "Tipo di posta in arrivo". Si noti che spostando il mouse su ogni stile fornisce una breve descrizione di ciascun tipo.

Organizza e classifica i tuoi messaggi utilizzando le etichette

Vi abbiamo brevemente presentato le etichette nella Lezione 1 di questa serie. Le etichette ti consentono di organizzare i tuoi messaggi e-mail in categorie. Sono simili alle cartelle, tuttavia, a differenza delle cartelle, è possibile applicare più di un'etichetta a un singolo messaggio.

NOTA: Gmail supporta un massimo di 5.000 etichette, incluse le sotto-etichette. Se superi questo limite, potresti scoprire che la tua esperienza su Gmail è più lenta e potresti riscontrare errori. Rimuovi le etichette che potresti non utilizzare più. L'eliminazione delle etichette non elimina i messaggi.

Crea una nuova etichetta

Puoi creare le tue etichette personalizzate per mantenere organizzata la tua posta in arrivo e persino spostare i messaggi dalla posta in arrivo nelle tue etichette (che fungono da cartelle). Ti mostreremo come creare un'etichetta annidata sotto un'altra etichetta, come una sottocartella all'interno di una cartella.

Per creare una nuova etichetta personalizzata che sarà la cartella principale, fai clic su "Altro" nell'elenco delle etichette sul lato sinistro della schermata principale di Gmail.

Quando l'elenco si espande, fai clic sul link "Crea nuova etichetta".

Immettere un nome per l'etichetta nella casella di modifica "Immettere un nuovo nome etichetta" nella finestra di dialogo "Nuova etichetta".Fai clic su "Crea" per completare la creazione della nuova etichetta.

NOTA: poiché questa è l'etichetta principale che conterrà l'etichetta secondaria, questa etichetta non verrà annidata.

Per creare un'etichetta secondaria sotto l'etichetta principale appena creata, fai nuovamente clic su "Crea nuova etichetta".

Nella finestra di dialogo "Nuova etichetta", inserisci il nome dell'etichetta secondaria che desideri creare nella casella di modifica "Inserisci un nuovo nome etichetta". Seleziona la casella di controllo "Etichetta Nest sotto", seleziona l'etichetta principale appena creata dall'elenco a discesa e fai clic su "Crea".

Puoi anche creare un'etichetta nidificata inserendo l'etichetta principale, seguita da una barra (/) e quindi inserendo il nome dell'etichetta nidificata, il tutto nella casella di modifica "… nome dell'etichetta". Ad esempio, potremmo inserire "Personale / Amici" nella casella di modifica e non selezionare la casella di controllo "Etichetta Nest sotto".

NOTA: l'etichetta principale deve esistere già per creare un'etichetta nidificata sotto di essa. Non è possibile creare entrambe le etichette contemporaneamente. Nel nostro esempio, dobbiamo prima creare l'etichetta "Personale" prima di creare l'etichetta "Amici" nidificata.

L'etichetta nidificata assomiglia al seguente esempio.

La nuova etichetta principale, con l'etichetta nidificata, viene aggiunta all'elenco delle etichette disponibili sul pulsante di azione "Etichette", nonché nell'elenco delle etichette disponibili nel pulsante di azione "Sposta in".

Applica etichette ai messaggi

Esistono due modi per applicare etichette ai messaggi. Puoi applicare etichette ai messaggi lasciando i messaggi nella tua casella di posta. Puoi anche spostare i messaggi sulle etichette come se dovessi spostarli in cartelle. Ti mostreremo entrambi i metodi.

Applica etichette ai messaggi lasciandoli nella tua casella di posta.

Questo metodo consente di applicare facilmente più etichette a un singolo messaggio.

Per applicare un'etichetta a un messaggio mantenendo il messaggio nella Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo a sinistra del messaggio per selezionarla (o aprire il messaggio). Quindi fai clic sul pulsante di azione "Etichette" e seleziona una o più etichette dal menu a discesa.

Ricorda, puoi applicare più di un'etichetta a un messaggio. Il menu "Etichette" non scompare dopo aver selezionato le etichette, in modo da poter selezionare più etichette contemporaneamente.

Per applicare le etichette selezionate ai messaggi, fai clic su "Applica" nella parte inferiore del menu.

Le etichette vengono quindi visualizzate a sinistra della riga dell'oggetto del messaggio.

Se hai un lungo elenco di etichette, puoi iniziare a digitare il nome di un'etichetta dopo aver fatto clic sul pulsante di azione "Etichette" per trovare l'etichetta nell'elenco.

Applica un'etichetta a un messaggio e spostalo fuori dalla tua casella di posta

Per applicare un'etichetta a un messaggio e spostare il messaggio fuori dalla tua casella di posta contemporaneamente, trascina il messaggio sull'etichetta desiderata nell'elenco a sinistra. Spostando il mouse sopra l'elenco, si espanderà per visualizzare le etichette che potrebbero essere attualmente nascoste.

Si noti che è possibile utilizzare questo metodo per identificare il messaggio come spam, oltre a utilizzare il pulsante di azione "Segnala come spam". Trascina semplicemente i messaggi offensivi nell'etichetta "Spam".

Lo spostamento di un messaggio nell'etichetta "Cestino" cancella il messaggio. È come selezionare un messaggio o aprirlo e fare clic sul pulsante di azione "Elimina".

Apri un'etichetta

Aprire un'etichetta è come aprire una cartella. Tutti i messaggi associati a quell'etichetta sono elencati. Per aprire un'etichetta, fai clic sull'etichetta desiderata nell'elenco delle etichette sul lato sinistro della schermata principale di Gmail. Se l'etichetta desiderata non è visibile, fare clic su "Altro" per accedere all'elenco completo.

Vengono visualizzati tutti i messaggi associati a tale etichetta. Osserva il termine di ricerca nella casella "Cerca". Gmail riempie automaticamente la casella "Cerca" con il filtro appropriato per visualizzare i messaggi selezionati. Discuteremo i filtri più avanti in questa lezione.

Tieni presente che se si applica un'etichetta a un messaggio senza spostare il messaggio in tale etichetta (e fuori dalla posta in arrivo) e quindi si apre l'etichetta, l'etichetta "Posta in arrivo" viene visualizzata sul messaggio, a indicare che il messaggio risiede ancora nella Posta in arrivo.

Per tornare alla posta in arrivo, fai clic sull'etichetta "Posta in arrivo" nell'elenco a sinistra.

Se vuoi spostare nuovamente il messaggio nella tua casella di posta in arrivo, apri semplicemente la cartella delle etichette per accedere al messaggio e trascina il messaggio nella Posta in arrivo. Si noti che al messaggio è ancora applicata l'etichetta.

Rimuovi un'etichetta da un messaggio

Se decidi di non volere un'etichetta specifica associata a un messaggio, puoi facilmente rimuoverla.

Per fare ciò, selezionare il messaggio utilizzando la casella di controllo a sinistra del messaggio o aprire il messaggio. Fare clic sul pulsante di azione "Etichette", deselezionare l'etichetta nel menu a discesa che si desidera rimuovere dal messaggio, quindi fare clic su "Applica".

NOTA: è possibile rimuovere più etichette da un messaggio alla volta. Seleziona semplicemente tutte le etichette che desideri rimuovere nel menu a discesa "Etichette" prima di fare clic su "Applica".

Cambia il colore di un'etichetta

Puoi assegnare colori alle tue etichette in modo da poterle facilmente individuare nella tua casella di posta. Per impostazione predefinita, tutte le etichette sono colorate con uno sfondo grigio chiaro e un testo grigio scuro. L'etichetta "Personale / Amici" nell'immagine sotto utilizza il colore predefinito. Le altre etichette, "HTG School" e "Admin", hanno altri colori applicati ad esse.

Per cambiare il colore su un'etichetta, sposta il mouse sull'etichetta desiderata.Fai clic sulla freccia in giù a destra dell'etichetta per accedere al relativo menu a discesa.

Muovi il mouse sull'opzione "Colore etichetta" e seleziona una combinazione di testo e colore facendo clic su di essa.

Puoi anche utilizzare l'opzione "Rimuovi colore" per rimuovere il colore dall'etichetta e ripristinare l'impostazione predefinita.

Se non vuoi nessuna delle combinazioni visualizzate, puoi selezionare una combinazione personalizzata facendo clic su "Aggiungi colore personalizzato". Seleziona "Colore sfondo" e "Colore testo" nella finestra di dialogo "Aggiungi colore personalizzato" visualizzata.

Visualizza in anteprima la combinazione selezionata in corrispondenza della voce "Anteprima colore etichetta".

Imposta l'accesso con un clic alle etichette Gmail standard e personalizzate

Puoi facilmente creare un accesso con un clic alle etichette.

Per fare ciò, apri un'etichetta come abbiamo discusso in precedenza in questa lezione, quindi trascina la favicon della pagina dalla barra degli indirizzi alla barra dei segnalibri. Ora, puoi fare clic su questo segnalibro per accedere a tutti i messaggi associati a questa etichetta.

Nascondi e mostra etichette in Gmail

Se hai un lungo elenco di etichette in Gmail, potresti voler rendere visibili alcune etichette che utilizzi più spesso nascondendo il resto.

Nascondi un'etichetta

Per nascondere un'etichetta in Gmail, fai clic sull'etichetta che desideri nascondere nell'elenco delle etichette sotto il pulsante "Scrivi" e trascinala sul link "Altro" sotto l'elenco delle etichette visibili.

NOTA: il collegamento "Altro" diventa il collegamento "Minore" mentre si sposta l'etichetta su di esso.

L'etichetta viene spostata in modo che sia elencata sotto "Categorie", che viene visualizzata quando si fa clic su "Altro" per espandere l'elenco di etichette. Se è disponibile il link "Meno" piuttosto che il collegamento "Altro", le "Categorie" possono essere visualizzate semplicemente spostando il mouse sopra l'elenco delle etichette.

Rendi visibile un'etichetta nascosta

Per rendere visibile un'etichetta nascosta, fai clic su "Altro" (se necessario) per visualizzare la sezione "Categorie". Fai clic e trascina l'etichetta desiderata dalla sezione "Categorie" all'etichetta "Posta in arrivo".

L'etichetta viene spostata nuovamente nell'elenco principale delle etichette, in ordine alfabetico.

Nascondi le etichette Gmail di Preset System come Speciali, Posta inviata, Bozze, Spam o Cestino

Le etichette Gmail preimpostate possono anche essere nascoste. Per nascondere una di queste etichette, fai clic su "Altro" sotto l'elenco delle etichette.

Fai clic su "Gestisci etichette" in "Categorie".

Viene visualizzata la schermata delle impostazioni "Etichette".

Nella sezione "Etichette di sistema", trova l'etichetta di sistema che desideri nascondere e fai clic sul link nascondi nella colonna "Mostra nell'etichetta".

NOTA: l'etichetta non è completamente nascosta, ma viene spostata sotto il collegamento "Altro".

Accedi alle impostazioni delle etichette nella schermata delle impostazioni

È anche possibile accedere alla schermata delle impostazioni "Etichette" utilizzando il pulsante "Impostazioni". Faremo riferimento a varie parti della schermata Impostazioni in questa serie. La procedura per accedere a "Impostazioni" sarà sempre la stessa.

Per accedere agli strumenti filtro nella schermata "Impostazioni", fai clic sul pulsante "Impostazioni" (ingranaggio) nell'angolo in alto a destra della finestra principale di Gmail.

Quindi seleziona "Impostazioni" dal menu a discesa.

Una volta nella schermata "Impostazioni", puoi accedere alle impostazioni per "Etichette", "Filtri", "Posta in arrivo", "Temi" e altre parti e funzioni di Gmail.

Nascondi etichette senza messaggi non letti automaticamente in Gmail

Con la possibilità di nascondere le etichette e di indirizzare automaticamente i messaggi in tali etichette utilizzando i filtri (vedere la sezione successiva), ci si potrebbe chiedere come capire rapidamente se si hanno messaggi non letti nelle etichette nascoste. Puoi facilmente scegliere di mostrare le etichette nascoste quando ci sono dei messaggi non letti. In questo modo, non ti perdi nessun messaggio importante.

Per configurare Gmail in modo che nasconda le etichette a meno che non contengano messaggi non letti, accedi alla schermata delle impostazioni "Etichette" utilizzando uno dei metodi precedentemente menzionati.

Per ogni sistema e etichetta personalizzata che vuoi nascondere se non contiene messaggi non letti, fai clic sul link "Mostra se non letti".

Si noti che nell'elenco delle etichette "Sistema" è possibile nascondere solo le etichette "Bozza" e "Spam" se non contengono messaggi non letti. Questa funzione non si applica a "Categorie" e "Cerchi".

Puoi applicare rapidamente questa impostazione a tutte le tue etichette personalizzate facendo clic sulla freccia giù accanto a "Mostra in elenco etichette" nella parte superiore della sezione "Etichette" e selezionando "Mostra tutto se non letto" dal menu a discesa.

In arrivo …

Questo ci porta alla fine della Lezione 3. Dovresti avere una comprensione abbastanza ferma di come mantenere la tua casella di posta organizzata usando diverse schede, stili e impostazioni. Meglio di tutti, sei sulla buona strada per padroneggiare la tua email usando le etichette!

Nella prossima lezione, amplieremo la nostra discussione sulle etichette per includere i filtri, ad esempio come utilizzare i filtri per applicare automaticamente le etichette, nonché come prelevare i filtri esistenti ed esportarli in un altro account Gmail.

Quindi, per chiudere le cose, introduciamo il sistema stellare, che ti aiuta a tenere traccia delle e-mail importanti.